Pandemi Covid-19 mengubah pola komunikasi perusahaan, termasuk komunikasi internal. Komunikasi internal berkembang ke tingkat yang baru. Sistem komunikasi internal, metode, konten, irama, umpan balik, nada dan frekuensi berbeda dari yang pernah terjadi sebelumnya. Apa dan bagaimana yang dilakukan Astra?
Bekerja di rumah di lingkungan virtual membuka jalan bagi inovasi, ideation, dan teknik manajerial yang lebih menarik. Namun, itu juga menyebabkan kecemasan, ketakutan, dan kesepian.
Protokol untuk memutus mata rantai penularan COVID-19 — jarak sosial, ketakutan tertular penyakit, ketidakpastian ekonomi, termasuk pengangguran yang tinggi — menurut survei terbaru the Johns Hopkins Bloomberg School of Public Health dan the SNF Agora Institute at Johns Hopkins University -- telah memengaruhi kesehatan mental secara negatif.
Di saat informasi berlimpah, keunggulan kompetitif terletak pada kemampuan perusahaan untuk memengaruhi perilaku, sikap, dan tindakan karyawan melalui informasi dan dialog yang relevan, otentik, dan kontekstual.
Hasil akhirnya adalah tenaga kerja yang dapat membuat keputusan dengan cepat, akurat dan konsisten dengan strategi bisnis - tenaga kerja yang, secara keseluruhan, percaya pada tujuan, nilai dan tujuan organisasi.
Boy Kelana Soebroto, Head of Corporate Communications Astra mengakui bahwa mempertahankan tingkat kepercayaan karyawan merupakan agenda yang sangat penting dalam memelihara dan meningkatkan produktivitas serta inovasi dengan tetap memperhatikan protokol kesehatan dan kenyamanan dalam bekerja.
Perubahan-perubahan dramatik yang terjadi selama pandemi, menurut Boy Kelana, membuat Astra melakukan berbagai langkah penyesuaian komunikasi internalnya.
Di masa lalu, komunikasi internal terutama terdiri dari buletin certak, tour, gathering dan pertemuan fisik lainnya. Sekarang, menurut hasil riset yang disampaikan Nielsen Webinar 2020, sejak terjadinya pandemi COVID-19, perilaku masyarakat secara luas mengalami perubahan, seperti 54% menghabiskan waktu di rumah dengan menonton televisi, 48% mengakses Youtube, memasak bersama keluarga 48%, bermain video games 45%, belajar secara online (e-learning), dan lainnya.
Melihat adanya behavior yang baru seperti ini, aktivitas Corporate Communications Astra melakukan penyesuaian dengan tetap hadir dan mengoptimalkan digital/online agar dapat menyentuh dan berinteraksi langsung dengan empati kepada target audience.
“Tugas kami adalah memastikan semua orang, termasuk karyawan, menerima informasi yang konsisten, akurat dan dapat ditindaklanjuti,” kata Boy Kelana, kepada MIX
Sebelum bertransformasi dari kegiatan offline menjadi online atau digital, baik itu untuk audience internal ataupun eksternal Astra, beberapa hal yang prinsip yang dilakukan adalah mengetahui target audience dan komunikasi dilakukan secara kreatif dengan narasi yang konstruktif dan positif agar mendapat perhatian dari target audience yang dituju.
Adapun langkah-langka yang dilakukan dalam kaitannya dengan komunikasi internal selama pandemi COvid-19 antara lain pembentukan Task Force COVID-19 dan Astra COVID-19 Crisis Center untuk karyawan dan keluarga karyawan Grup Astra.
Astra juga membentuk forum komunikasi dan koordinasi PIC Corporate Communications Grup Astra dan Koordinator Wilayah Grup Astra: Forum Koordinasi COVID-19 melalui digital platform dan Ngobrol Santai “Kolaboraksi” melalui Youtube Channel SATU Indonesia.
Sebagai wujud nyata kepedulian di tengan pandemi global COVID-19, Astra membentuk Astra COVID-19 Crisis Center. Layanan informasi dan konsultasi disediakan untuk Insan Astra di seluruh Indonesia, dan layanan ambulans untuk Insan Astra di Kawarang dan JABODETABEK.
Event-event khusus untuk Insan Astra secara rutin diselenggarakan agar karyawan dapat berbincang secara virtual mengenai persiapan serta strategi Astra dalam menyambut era “A New Normal”, melalui Microsoft Teams. Salah satunya adalah dengan Presiden Direktur Astra Prijono Sugiarto.
Astra juga mentransformasi majalah internal Astra Magz cetak menjadi e-Astra Magz dan menerbitkan konten digital seperti Kabar Baik Dari Astra yang berisi tentang transformasi kegiatan Astra di tengah pandemi COVID-19.
