Mengapa PR Harus Berperan Dalam Perubahan di Perusahaan?

Coastal Petroleum adalah perusahaan distributor bensin, minyak pelumas, dan produk minyak bumi yang menurut ukuran regional relatif kecil. Namun perusahaan yag berbasis di Florida itu berkembang pesat dan memiliki sejumlah stasiun bensin di pasar lokal. Keahliannya dalam menegosiasikan kontrak dengan operator stasiun curah dan rantai bensin yang dimiliki secara independen berkontribusi pada keberhasilannya.

Perusahaan menarik banyak karyawannya dari pesaing, dan karyawan menganggap bekerja di Coastal Company sangat bergengsi. Sampai saat ini, pergantian karyawan di semua level rendah. Namun demikian, manajemen senior mulai khawatir sebab selama bertahun-tahun, pendapatan tumbuh dengan cepat namun keuntungan tidak meningkat dalam proporsi yang sama. Salah satu penyebabnya adalah biaya yang terus menerus meningkat secara signifikan.

Para pejabat senior perusahaan itu kemudian menetapkan strategi biaya baru. Kantor pusat Coastal saat ini berada di gedung perkantoran mewah di kawasan pusat ibukota regional yang dekat dengan pertokoan, hotel, restoran dan teater. Biaya sewa perkantoran itu mahal. Yang membuat pejabat perusahaan memunculkan wacana perpindahan kantor itu karena masa sewa kantor yang lama segera berakhir. Ini berarti ada peluang bagi perusahaan untuk mengurangi kenaikan sewa yang substansial bila mereka pindah ke tempat lain yang lebih efisien. Apalagi selain biaya sewa, kantor harus membayar sejumlah biaya bulanan yang tinggi untuk keperluan seperti saluran telepon langsung ke kilang perusahaan dan terminal penyimpanan.

Jadi, untuk menghemat biaya, manajemen memutuskan untuk memindahkan sekitar 80 persen kantornya ke komplek kilang dan bulkstorage, dimana Coastal memiliki tanah dan bangunan. Kompleks ini terletak di area umum dekat dermaga dan galangan kapal, gudang, pabrik, dan terminal minyak lainnya, yang semuanya letaknya berdekatan dalam satu blok di sepanjang tepi laut.

Di kawasan tersebut terdapat sebuah bangunan besar namun kosong karena kantor-kantor di bangunan tersebut oleh Coastal sebelumnya dipindahkan ke pusat kota. Kini Coastal berencana memindahkan kembali banyak departemen ke gedung ini. Untuk mempersiapkan perpindahan tersebut, bangunan itu didesain dengan penuh lukisan, kedap suara dan direnovasi sehingga memenuhi standar perkantoran modern. Meski kepindahannya beberapa bulan lagi, kasak-kusuk banyak terjadi di kalangan pegawai kantor. Kecemburuan di kalangan karyawan meningkat, candaan karyawan hilang, kinerja memburuk terutama terjadi pada kelompok karyawan yang tidak antusias dengan kepindahan itu.

Kini manajemen senior khawatir karena mereka pernah mendengar desas-desus liar tentang berbagai aspek gerakan dan aktivitas karyawan tersebut. Karyawan mengeluhkan tentang waktu mereka yang akan terbuang karena mengemudi untuk bekerja akibat lokasi perkantoran baru yang jauh dari tempat tinggal mereka, tentang kebisingan dan kotoran dari lokasi baru, dan tentang ketidaknyamanan karena harus tinggal di sekitar pabrik selama makan siang di tempat makan siang di dekatnya. Selama ini mereka biasa makan di restoran-restoran yang lebih baik di kota, di mana mereka tidak berbaur dengan buruh pabrik, supir truk dan pekerja industri lainnya.

Ada beberapa karyawan yang mulai kasak-kusuk soal perusahaan yang mulai kehilangan semangat kompetitifnya. Yang lainnya mengeluhkan sikap perusahaan, bahkan salah satu salesman terbaiknya berkomentar, “Perusahaan menuju degradasi masuk ke dalam kelas yang rendah; Kita tidak lagi mendorong ke depan; Itu semua karena penghematan.'” Apa yang harus dilakukan manajemen?

Beberapa konsultan yang dihired perusahaan itu menyarankan untuk memberi karyawan kenaikan gaji guna mengimbangi langkah tersebut. Yang lain percaya bahwa kegelisahan karyawan akan hilang setelah tindakan tersebut dan menganjurkan untuk mengambil pendekatan “wait and see”. Yang lain lagi mendukung untuk mencoba mengantisipasi kekhawatiran nyata karyawan dan mengambil tindakan untuk meresponsnya. Misalnya, dengan membuka dan menutup setengah jam lebih awal sehingga karyawan bisa memiliki waktu setidaknya satu jam untuk berbelanja dan melakukan tugas di kota sebelum toko tutup.

Pertanyaannya adalah bila organisasi perlu berubah, apakah kebiasaan lama di antara karyawan sama sulitnya untuk berubah. Ada dua aliran pemikiran untuk membuat perubahan organisasi yang berhasil. Beberapa ahli mengatakan perubahan pola pikir atau budaya merupakan faktor kunci untuk perubahan. Yang lain mengatakan ini terlalu berat dan bahwa mengubah perilaku dan memperkuat tindakan tersebut adalah cara terbaik untuk mengubah pola pikir mereka. Dalam situasi seperti ini dimana peran public relations? Seperti diketahui, pada dasarnya public relations bisa dipraktekkan dalam berbagai konteks organisasi, mulai dari peran pemerintah dalam atau urusan dengan publik sampai peran komunikasi korporat di organisasi kecil, menengah, besar, dan utuk organisasi yang tidak berorientasi pada profit.

Melalui perencanaan dan manajemen komunikasi mereka, praktisi public relations membangun dan meningkatkan reputasi organisasi, membangun dan memelihara hubungan agar organisasi bisa mencapai tujuannya. Sebagian besar departemen public relations bertanggung jawab untuk memantau dan merespons perubahan lingkungan eksternal, termasuk isu, harapan, hubungan, dan reputasi, dan pada saat yang sama, juga berkontribusi untuk menjaga lingkungan kerja yang efektif di dalam organisasi melalui komunikasi karyawan.

Komunikasi karyawan yang efektif menjelaskan prioritas organisasi dan berbagi informasi organisasi kepada karyawan tentang apa yang terjadi sehingga karyawan memahami dan menerima kebutuhan akan perubahan sehingga mereka melakukan usaha dan mengeluarkan gagasan mereka untuk membantu organisasi mencapai misi dan sasarannya. Dalam banyak situasi, upaya public relations dihabiskan untuk berusaha menciptakan pesan-pesan yang sempurna guna disampaikan kepada pemangku kepentingan eksternal.

Sangat jarang public relations membangun atmosfer internal sebagai upaya untuk mengubah mindset perubahan sebagai sesuatu peluang. Keseimbangan merupakan sesuatu yang penting dan PR internal sebenarnya penting dalam pengelolaan perubahan yang tepat. Intinya, public relations pada dasarnya tidak hanya sekadar berkomunikasi dengan mitra eksternal. Public relations harus menjamin berlangsungnya komunikasi internal yang tepat, terutama di perusahaan yang lebih besar.