Melakukan koordinasi lintas sektoral pada saat genting dan butuh waktu penyelesaian yang cepat, tentulah bukan hal yang mudah. Apalagi ini terjadi di perusahaan besar sekelas PT Astra International Tbk. yang sudah beranak dan bercucu. Namun, tim Corsec PT AI berhasil menjalankannya. Apa rahasianya?
Tahun ini Tim Corporate Secretary (Corsec) PT Astra International Tbk. berhasil meraih award Corporate Secretary Team of the Year di ajang PR People of The Year 2014 yang diselenggarakan Majalah MIX pada Oktober lalu. Penghargaan diraih berdasarkan hasil survei Majalah MIX kepada lebih dari 100 wartawan.
Tim Corsec Astra International
Gita Tiffany Boer, Pimpinan Corsec Astra International, mengaku tidak pernah berharap bahwa timnya dapat meraih penghargaan tersebut karena segala tugas Corsec dilaksanakan dengan bersandar pada rasa tanggungjawab terhadap pekerjaan. “Dalam kegiatan sehari-hari, kami selalu mengedepankan kerjasama (teamwork) dan continuous improvement. Kalaupun ada penghargaan dari pihak luar, sebenarnya bukanlah suatu tujuan kami, karena kami sendiri pun tidak menyadari bahwa ada pihak luar yang memantau kami,” tuturnya.
Kendati demikian, kiprah tim Corsec Astra patut diacungkan jempol. Salah satunya adalah kepiawiaan tim untuk “menghalau” informasi yang menimbulkan citra buruk perusahaan. Seperti pada kasus kebakaran yang terjadi di kantor Astra pada akhir Oktober 2014 lalu. Sejumlah media online ramai menulis kejadian tersebut. Peristiwa terjadi sekitar pukul 08.00 WIB sehingga ketika itu belum ada keterangan resmi dari pihak Astra. Akibatnya muncul berbagai penafsiran dan spekulasi tentang penyebab kebakaran tersebut, di antaranya sabotase.
Tim Corsec yang beranggotakan dua orang Senior Officer, dua Junior Officer dan seorang Administrasi langsung bertindak. Segera dilakukan rapat koordinasi dengan divisi Corporate Communications (Corcom), Investor Relations, Risk Management serta divisi terkait lain untuk meneliti dan mengevaluasi kasusnya dan kemudian secepatnya memberikan rekomendasi kepada manajemen mengenai tindakan penanganannya.
“Pukul 14.00 WIB, di hari yang sama, manajemen Astra memberikan penjelasaan kepada publik tentang kebakaran kecil di salah satu ruang rapat perusahaan. Tapi api sudah dipadamkan dan kegiatan kantor kembal normal,” jelas Gita. Tim Corsec berhasil menepis segala rumor dan isu negatif seputar kejadian ini.
Melakukan koordinasi lintas sektoral pada saat genting dan butuh waktu penyelesaian yang cepat, tentulah bukan hal yang muda. Namun, tim Corsec Astra sanggup menjalankannya karena dilandasi filosofi Chatur Dharma, katanya. Nilai-nilai yang terkandung dalam Chatur Dharma yang menjadi semangat (spirit) karyawan adalah memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan, menghargai individu dan membina kerjasama, senantiasa mencapa yang terbaik, serta bermanfaat bagi bangsa dan negara. “Semangat inilah yang selalu kami tebarkan kepada seluruh anggota tim dan karyawan. Seluruh karyawan di Grup Astra selalu melakukan hal tersebut secara individual, tergantung bidang mereka masing-masing yang dikaitkan dengan butir dalam Catur Dharma, yaitu senantiasa mencapai yang terbaik,” papar Gita.
Secara garis besar, tugas Corsec Astra adalah membantu direksi memastikan kepatuhan Good Corporate Government, peraturan perundangan pasar modal dan peraturan lainnya yang bersifat material; membantu direksi mengadministrasikan rapat direksi, rapat dewan komisaris dan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS); serta mewakili direksi dalam melakukan komunikasi dengan otoritas pasar modal, bursa efek dan institusi penunjang pasar modal lainnya.
Tugas lain Corsec adalah melakukan sinergi dengan divisi-divisi terkait, seperti Corporate Communications (Corcom/Public Relations) dan Investor Relations untuk mendukung komunikasi yang optimal dengan pihak internal maupun eksternal; menyiapkan dan mengkomunikasikan informasi material yang akurat kepada masyarakat pasar modal, termasuk mengenai kinerja dan aksi korporasi (corporate action) perusahaan. Tugas selanjutnya adalah menjalin hubungan baik dengan pemangku kepentingan untuk menumbuhkan kepercayaan yang luas atas kemampuan manajemen dalam mengelola perusahaan dan membangun nilai jangka panjang bagi pemangku kepentingan; serta mendukung sosialisasi dan implementasi Corporate Philosophy, Corporate Value, Sistem dan Budaya perusahaan Astra.
Diakui Gita, lingkungan kerja yang kondusif menjadi syarat mutlak untuk melaksanakan tugas tersebut. Oleh karenanya, Corsec kerapkali mengadakan pertemuan dengan sesama anggota tim, baik formal maupun informal agar terjalin komunikasi yang harmonis. “Intinya, tim mengembangkan sikap saling terbuka dan saling membantu. Tidak hanya pada urusan pekerjaan, namun juga urusan lain. Kedekatan dan keterbukaan akan menciptakan suasana kerja yang kondusif,” papar Gita.
Sementara dalam hubungan sesama rekan kerja, sikap saling menerima dan saling mendorong menjadi filosofi yang dijunjung tinggi anggita tim. Dalam arti, saling menerima, menghargai dan membina kerjasama dalam suasana keterbukaan didasari ketulusan dan itikad baik, serta saling mendorong semangat dan membina kerjasama dalam tugas dan tanggungjawabnya masing-masing.
“Kami juga mengembangkan sikap untuk meningkatkan integritas, membangun keterbukaan dan mentalitas kelimpahruahan (abundance mentality) dalam hubungan yang harmonis sebagai warga Astra,” tandas Gita Tiffany Boer.
