Dari ribuan agensi PR dan agensi social media untuk dipilih, bagaimana perusahaan memilih yang terbaik di antara yang lain? Menyeleksi partner yang tepat sering kali menjadi tugas yang 'melelahkan'. Namun, dalam tulisannya bertajuk “5 Factors in Choosing a PR Agency” yang disadur MIX dari www.prnewsonline.com, Sandra Fathi, CEO sekaligus Pendiri Affect—agensi PR & social media di New York—, membeberkan lima faktor utama yang akan memudahkan Anda dalam memutuskan agensi PR yang tepat.
Pertama, size matters. Agensi PR terdiri dari berbagai ukuran, mulai dari hanya dua orang, bahkan hingga yang digerakkan oleh 2.000 konglomerat. Saat Anda mencari agensi, ingatlah bahwa 'the biggest guy on the block' tidak selalu menjadi yang terbaik. Pada intinya, agensi yang lebih besar biasanya juga membutuhkan biaya yang lebih besar. Sebaliknya, ketika Anda mencari agensi kecil, pastikan bahwa mereka memiliki staf dan berpengalaman di industri sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Agensi terbaik, baik yang besar, kecil, maupun menengah, harus mencerminkan visi-misi yang sama dengan bisnis Anda.
Kedua, been there, done that. Sejauh ini, pengalaman di industri adalah salah satu topik utama yang biasa dibahas ketika pelaku usaha bertemu dengan calon agensi. Pelaku usaha harus mau tahu bahwa agensi yang mereka pilih tidak sekadar mengerti bisnis mereka, tetapi juga memahami 'bisnis' dari bisnis yang dijalankan. Penting untuk agensi manapun yang dipilih memiliki keakraban, meskipun bukan keahlian, dengan bagaimana industri brand Anda beroperasi, penggunaan teknologinya, dan layanan serta sejumlah organisasi yang penting bagi bisnis Anda.
Ketiga, avoid the bait and switch. Penting bagi perusahaan Anda untuk mengenal tim yang akan bekerja untuk akun Anda. Ketika pitching calon klien, beberapa agensi mengirim perwakilan staf kunci yang dapat menjamin bisnis baru namun tidak benar-benar mampu menangani critical task dalam pengelolaan akun sehari-hari. Biasanya, klien memiliki kerja sama yang erat dengan tim PR-nya selama masa kontrak. Sebelum memutuskan memilih agensi, Anda juga harus bertemu langsung dengan pihak-pihak yang akan menciptakan, menjalankan sekaligus mengeksekusi kampanye komunikasi Anda.
Keempat, getting what you pay for. Meskipun harga selalu menjadi faktor penting dalam memilih partner PR, namun hal tersebut tidak mesti menjadi satu-satunya barometer ketika memilih sebuah agensi. Ada memiliki banyak pilihan ketika Anda dihadapkan tagihan layanan, dan pilihan tersebut seringnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan anggaran. Selanjutnya, penting untuk mengetahui rincian biaya dan bagaimana tim PR membagi waktunya untuk mengakomodasi kebutuhan Anda. Dan yang lebih penting dari harga adalah memahami apa yang akan Anda capai untuk harga yang telah Anda bayar—akankah agensi berkomitmen untuk mengukur hasil dan kesuksesan kampanye Anda? Pada akhirnya, kesuksesan sebuah program dinilai dari performa keseluruhan, bukan dari biaya yang dikeluarkan.
Kelima, read the window sticker. Proposal sebuah agensi mirip seperti stiker di kaca jendela mobil baru yang memungkinkan Anda untuk melihat fitur dan fungsi yang ditawarkan agensi sebelum Anda memutuskan untuk menandatangani kontrak. Proposal yang benar harus mencakup poin-poin yang terdiri dari program elements, activities, deliverables and key performance indicators (KPIs) untuk mengukur kesuksesan kedua pihak. Sebuah program yang ditindaklanjuti, berkelanjutan, dan terukur sejak awal akan lebih menentukan ekspektasi dan memastikan bahwa kampanye berjalan sesuai rencana.
