Engagement Team dan komunikasi menjadi sarana utama Tim Corsec PT Bank BCA Tbk. menciptakan kebersamaan. Tak hanya berbuah kekompakan, sarana tersebut juga mampu membuat tim memetik berbagai penghargaan. Paling anyar, penghargaan Corporate Secretary Team of The Year 2014. Siapa saja tim di balik sukses Corsec BCA?
Tim Corporrate Secretary BCA
Untuk kali pertamanya, Majalah MIX Marcomm menghadirkan kategori baru, Corporate Secretary Team of the Year pada PR People of The Year 2014. Corporate Secretary (Corsec) Team of the Year adalah penghargaan bagi divisi komunikasi perusahaan publik (sahamnya diperdagangkan di lantai bursa efek). Divisi ini bertugas menangani komunikasi perusahaan dengan seluruh pemangku kepentingan yang terdiri dari investors, publik, media, government, dan lain-lain. Lebih dari 100 jurnalis yang dilibatkan dalam pooling tersebut memilih tim Corporate Secretary (Corsec) Bank BCA sebagai salah satu pemenangnya—dua lainnya adalah Corsec PT Astra International Tbk. dan PT Bank Mandiri Tbk.
Bagi Bang BCA, penghargaan Corsec Team of The Year 2014 bukanlah yang pertama. Sejumlah program yang dibesut sekaligus diimplementasikan tim Corsec BCA pada tahun-tahun sebelumnya juga menyabet penghargaan dari beberapa lembaga independen. Sebut saja, implementasi program Good Corporate Governance (GCG), BCA telah memetik penghargaan peringkat pertama dalam kategori The Best Disclosured & Transparent Bank dalam IICD Conference and Corporate Governance Award 2013. BCA juga diganjar penghargaan The Most Trusted Company dalam program Corporate Governance Perception Index yang diselenggarakan oleh IICG. Sementara itu, dalam implementasi program kepedulian sosial, BCA mendapatkan penghargaan dalam Social Business Innovation Awards 2014.
Menurut Inge Setiawati, Corporate Secretary BCA, sederet prestasi yang telah diraih Tim Corsec BCA merupakan hasil kinerja bersama, hasil kinerja dari seluruh tim Sekretariat Perusahaan, dan tentunya berkat dukungan dari seluruh unit kerja di BCA.
Saat ini tim Corsec BCA yang dipimpin langsung oleh Inge, secara umum membidangi dua subdivisi. Pertama, Subdivisi Komunikasi Korporasi (Corporate Communication) yang dipimpin oleh Dwi Narini. Subdivisi tersebut terdiri dari tiga biro, yakni Biro Hubungan Korporasi yang dikepalai Budi Patria, Biro Direksi yang dikepalai Rini Rismarini, dan Biro Hubungan Masyarakat. Kedua adalah Subdivisi Kepedulian Sosial Perusahaan atau dikenal dengan Corporate Social Responsibility, yang dipimpin oleh Sapto Rachmadi, dengan dua Advisor, yakni Ira Bachtar dan Rizali Zakaria.
“Divisi Corporate Secretariat (Sekretariat Perusahaan) yang dipimpin oleh Corporate Secretary (Sekreataris Perusahaan), salah satu fungsi atau tugasnya adalah membangun dan mengelola citra perusahaan. Untuk itu, Corsec akan mengembangkan strategi dan program kerja yang terkait dengan hal tersebut. Di antaranya, mencakup pengembangan strategi dan program komunikasi dengan stakeholder atau pemangku kepentingan, pengembangan strategi dan program kepedulian social BCA atau corporate social responsibility BCA, termasuk implementasi tata kelola perusahaan atau GCG, corporate action, dan sebagainya,” papar Inge.
Ia menambahkan, hubungan kerja di Sekretariat Perusahaan selalu dikoordinasikan melalui beberapa sarana, seperti rapat rutin. “Rapat yang kami lakukan dalam bentuk interaktif, sehingga seluruh peserta rapat dapat memberikan masukan dan berkontribusi untuk menyumbangkan ide-ide. Hal itu memungkinkan pengembangan dan implementasi program kerja yang optimal,” Inge meyakini.
Selain itu, Tim Corsec BCA juga memiliki beberapa sarana lain yang dapat mendukung pencapaian kinerja dan pengembangan teamwork. “Kami menyebutnya sebagai ‘Team Engagement’ yang dituangkan dalam program 4DX dan kegiatan COP (Community of Practice),” aku Inge.
Jiika pelaksanaan 4DX dilakukan secara mingguan, maka COP digelar sebulan sekali. Dalam 4DX, Tim Corsec BCA membentuk kelompok-kelompok kecil, untuk selanjutnya masing-masing kelompok menentukan komitmen yang dapat mendukung pencapaian keseluruhan kinerja divisi. Sejatinya, melalui kegiatan COP, tim dapat berbagi pengetahuan dan pengalaman terkait dengan fungsi unit kerja dalam suasana yang akrab dan santai.
Pencapaian kinerja tim Corsec BCA juga didukung oleh semangat kebersamaan dan saling membantu, plus sifat dari fungsi biro yang ada di Sekretariat Perusahaan yang saling terkait. “Kerja secara lintas biro atau unit kerja di lingkungan kami merupakan hal yang biasa. Hal itu juga secara tidak langsung telah memberikan kesempatan atau sarana kepada staf untuk mengembangkan wawasan dan pengetahuan,” tambah Inge.
Biasanya, usai pelaksanaan program, tim Corsec BCA juga mengadakan rapat evaluasi. Dalam rapat tersebut, tim melakukan evaluasi bersama-sama, menganalisis permasalahan yang dihadapi pada saat implementasi program, mengelola permasalahan, mencari tahu kendala di lapangan, dan tentunya mengevaluasi pencapaian target kegiatan. Menurut Inge, pada rapat tersebut, dilihat pula hal-hal apa yang berkontribusi positif terhadap kelancaran dan pencapaian target program. Sejatinya, hasil rapat evaluasi juga menjadi salah satu acuan dalam pengembangan program tim Corsec BCA ke depannya.
Membuat kompak Tim Corsec yang terdiri dari subdivisi dan biro, tentu saja bukan perkara mudah. Konflik bisa saja muncul. Menurut Inge, komunikasi merupakan salah satu sarana yang paling ampuh untuk mengelola dan menyelesaikan konflik. “Tentunya, agar komunikasi dapat berjalan dengan efektif, diperlukan sikap positif, keterbukaan, dan saling percaya satu sama lain. Selain itu, kedisiplinan serta sikap fairness dan objektif dari atasan atau supervisor juga memberikan kontribusi dalam pengelolaan dan penyelesaian konflik,” tegasnya.
Atmosfer kerja yang yang kondusif tentu juga menjadi salah satu kunci kekompakan tim Corsec BCA. Bagi Inge, suasana kerja harus sanggup memompa kinerja karyawan. “Itu sebabnya, sedapat mungkin kami menghilangkan gap antara atasan dengan bawahan. Sebab, jika gap semakin besar, maka terkadang bawahan menjadi sungkan atau tidak berani menyampaikan masukan atau ide kreatifnya. Sebaliknya, jika atasan dapat menjadi teman, ide-ide kreatif akan lebih mudah untuk disampaikan. Namun, tetap harus diperhatikan adanya batasan-batasan professional antara atasan dengan bawahan,” ungkapnya.
Kekompakan tim Corsec BCA, katanya, tak hanya dibangun lewat program team engagement yang dilakukan secara periodik dan berkesinambungan. Tim Corsec BCA juga mempunyai waktu-waktu informal untuk pengembangan hubungan dengan anggota tim. “Kegiatan itu kadang kami lakukan dalam bentuk yang sederhana dan tentunya tidak mengganggu aktivitas pekerjaan. Di antaranya, buka puasa bersama atau makan siang bersama. Dengan sarana tersebut, kami dan tim bisa lebih saling mengenal satu sama lain. Selain itu, beberapa anggota tim yang punya kesamaan hobby, juga seringkali melakukan kegiatan bersama,” tutup Inge. Dengan iklim seperti ini, tak heran kalau turnover karyawan di tim Corsec relatif sangat rendah. Sebagian besar anggota tim Corsec tercatat sebagai orang lama yang sudah belasan tahun berada di tim ini. *
